Una segnalazione Whistleblowing trattata in modo inadeguato può generare effetti negativi rilevanti per l’ente. Sotto il profilo giuridico, infatti, aumenta l’esposizione al rischio legale, mentre sul piano organizzativo compromette il clima di fiducia interno.
Proprio per questa ragione, la procedura di gestione delle segnalazioni deve risultare facilmente comprensibile per chi la utilizza e, allo stesso tempo, solida dal punto di vista probatorio.
In questo quadro, la capacità del sistema di resistere a contestazioni esterne dipende dalla coerenza delle regole applicate e dalla loro effettiva osservanza.
La chiarezza delle modalità operative assume quindi un ruolo decisivo per l’efficacia complessiva del modello di controllo.
Definizione dei ruoli e prevenzione dei conflitti di interesse
Dal punto di vista operativo, la procedura deve articolare con precisione le diverse fasi del processo, dalla ricezione della segnalazione alla valutazione dell’ammissibilità, fino allo svolgimento dell’istruttoria, all’assunzione delle decisioni e all’attuazione delle azioni conseguenti.
A ciò si affianca la necessità di individuare in modo esplicito i soggetti responsabili di ciascuna fase.
Parallelamente, la prevenzione dei conflitti di interesse richiede regole preventive chiare.
Occorre stabilire chi non può essere coinvolto nella gestione di un caso qualora risulti, anche solo potenzialmente, interessato dai fatti segnalati. In mancanza di tali presidi, la credibilità dell’intero processo risulta inevitabilmente indebolita.
Esempio applicativo: anomalia nel processo di acquisto
Un caso ricorrente riguarda segnalazioni relative a richieste di pagamento su IBAN non abituali o all’utilizzo di fatture caratterizzate da descrizioni generiche.
In situazioni di questo tipo, l’attività istruttoria deve concentrarsi innanzitutto sulla conservazione delle evidenze disponibili, come ordini di acquisto, comunicazioni e-mail e log dei sistemi informativi.
Successivamente, l’analisi può essere estesa mediante il campionamento di operazioni analoghe, verificando la correttezza delle autorizzazioni e il rispetto delle procedure interne.
Qualora emergano profili di rischio immediato, risulta necessario adottare misure tempestive di contenimento, nel rispetto delle competenze attribuite ai diversi attori coinvolti.
Criticità ricorrenti nella gestione delle segnalazioni
Quando non sono definiti tempi certi e criteri di priorità, la gestione delle segnalazioni tende a protrarsi oltre il necessario, con una progressiva perdita di efficacia. Allo stesso modo, se la riservatezza non è percepita come reale o non viene adeguatamente garantita, il flusso delle segnalazioni si riduce sensibilmente.
Di conseguenza, il sistema viene meno proprio nel momento in cui dovrebbe dimostrare la propria utilità, ossia in presenza di comportamenti potenzialmente rilevanti ai fini del Modello 231.
Evidenze documentali e tracciabilità del processo
Affinché la gestione delle segnalazioni sia concretamente dimostrabile, è indispensabile disporre di evidenze verificabili.
Tra queste assumono rilievo un registro delle segnalazioni con accessi limitati, i verbali di valutazione preliminare, i report delle attività istruttorie, nonché la documentazione delle decisioni adottate e delle azioni correttive intraprese.
Infine, devono essere previste comunicazioni di esito, nei limiti consentiti, e un reporting periodico in forma aggregata verso l’Organismo di Vigilanza.
Tale impostazione consente di garantire trasparenza e tracciabilità, senza compromettere le esigenze di riservatezza.
Per una consulenza personalizzata da parte dello Staff della Società di Consulenza e Formazione MODI S.R.L. di Mestre e Spinea (Venezia), per un incontro conoscitivo o per l’iscrizione ai corsi, è possibile contattare il numero verde 800300333.
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In sede di incontro verranno rilevate e valutate le caratteristiche relative all’organizzazione e raccolti elementi utili per una proposta di consulenza.
